Originelle Einladungen, gute Musik und leckeres Essen – wer seine eigene Geburtstagsfeier planen möchte, der muss sowohl sich selbst als auch seine Gäste zum Staunen bringen. Umso schöner, wenn der Ehrentag zur entspannt-amüsanten Party samt glückstrunkener Teilnehmer wird. Dabei sind der eigentlichen Planung nahezu keine Grenzen gesetzt. Ob Mottoparty, Gartenfest oder mehrtägiges Event: Jede Geburtstagsfeier kann zum schönsten Tag des Jahres werden – vorausgesetzt, die Planung stimmt. Dabei geht es nicht nur um die Einfälle selbst, sondern auch um das richtige Zeitmanagement. Für all jene, die noch auf der Suche nach der ultimativen Checkliste für ihre Geburtstagsfeier sind, kommt hier unser Geburtstags-Countdown voll nützlicher Tipps und Tricks!

Liste zur Planung einer Feier

Der große Tag naht – höchste Zeit, mit der Organisation zu beginnen (Bild: Zerbor / Dollar Photo Club)

Vier Wochen vor der Geburtstagsfeier: Planen wir Gästeliste und Location

28 Tage trennen uns noch von unserer eigenen Geburtstagsparty. Höchste Zeit also, sich Gedanken über die Gästeliste zu machen. Zunächst einmal gilt es, eine Liste mit allen möglichen Gästen zu erstellen. Ob Verwandte, Freunde oder Bekannte mit Potenzial für mehr – jeder ist willkommen. Kleiner Tipp: Samstage eignen sich fabelhaft für ein rauschendes Geburtstagsfest. Anders als Wochen-, Frei- oder Sonntage lassen sie Gästen und Gastgebern genug Zeit für überschwängliche Tanzeinheiten und ausreichende Erholung. Ist diese Liste erst einmal erstellt, geht es an die Benachrichtigung der potenziellen Gäste. Hierbei gilt: Kleinere Runden von bis zu zehn Gästen können direkt per Anruf oder SMS eingeladen werden. Zu- und Absagen erhält der hoffnungsvolle Gastgeber so direkt und kann daher auch deutlich besser planen. Dies gilt insbesondere für eine spontane Geburtstagsfeier. Planen Geburtstagskinder jedoch eine festliche und/oder offizielle Party, so empfiehlt sich eine schriftliche Einladung. Die kann übrigens durchaus fantasievoll sein. Wie wäre es beispielsweise mit einem beschrifteten Filterbeutel passend zum gemütlichen Geburtstagskaffeetrinken? Ebenfalls empfehlenswert sind personalisierte und selbst gestaltete Geburtstagseinladungen. Auch sie wecken die Vorfreude auf ein rauschendes Fest bei den geladenen Gästen und dem Gastgeber. Hierbei nicht vergessen: Kann die Geburtstagsfeier nicht in den eigenen vier Wänden stattfinden, sollte bereits jetzt nach einem geeigneten Veranstaltungsort gesucht werden. Passende Räumlichkeiten bieten beispielsweise örtliche Vereine oder die jeweilige Gemeinde.

Vier Wochen vor der Geburtstagsfeier sollte man:

  • Eine Gästeliste erstellen
  • Das Datum der Geburtstagsfeier festlegen
  • Die Gäste informieren
  • Eine passende Location suchen

Drei Wochen vor der Geburtstagsparty: Planen wir Verpflegung und Musik

Sind die Gäste erst einmal über die anstehende Geburtstagsfeier informiert, geht es nun an die Verpflegung. Je nach Größe der Party, den eingeladenen Gästen und dem (möglichen) Motto sollten Gastgeber entscheiden, welche Speisen sie für ihre Feier ordern oder selbst vorbereiten wollen. Hierbei geht es zunächst vor allem um die grobe Festlegung der Geschmacksrichtungen. Kleiner Tipp: Zu einem richtigen Gastgeber-Sorglos-Paket gehört natürlich ein guter Catering-Service. Dieser bereitet unterschiedliche Gerichte und Getränke frisch zu und liefert sie anschließend direkt zum Ort der Veranstaltung. Ein solcher Service lohnt vor allem für größere Partys mit unzähligen (hungrigen) Gästen. Gleiches gilt auch für die musikalische Verpflegung der Anwesenden: Ein DJ oder eine Band geben der Party eine persönliche Note, lohnen sich finanziell jedoch eher für größere Veranstaltungen. In jedem Fall sollten baldige Geburtstagskinder jedoch für ausreichend helfende Hände bei der Vorbereitung ihrer Geburtstagsparty sorgen. Freunde und Bekannte können beim Aufbau des Buffets anpacken oder selbst zubereitete Verpflegung beisteuern.

Drei Wochen vor der Geburtstagsfeier sollte man:

  • Die Verpflegung entsprechend des Mottos/ der Größe/ der Gäste planen
  • Bei Bedarf: Einen Cateringservice und DJ buchen
  • Helfer organisieren

Zwei Wochen vor der Geburtstagsparty: Planen wir Gäste und Fest im Detail

Die Zeit vom Planungsbeginn bis zur großen Party hat sich mittlerweile halbiert. Höchste Zeit also, die Zu- oder Absagen der potenziellen Partygäste einzuholen. Das gilt natürlich vor allem für jene Einladungen, die per Karte verschickt und nicht per Telefon ausgesprochen wurden. Ebenso wie die genaue Gästeanzahl gehört auch das sogenannte „Nachzählen“ zu den Vorbereitungen einer Geburtstagsfeier. Planen und nachzählen sollten Geburtstagskinder unter anderem:

  • Besteck
  • Geschirr
  • Gläser
  • Bügel für die Garderobe
  • Vasen
  • Stühle
  • Servietten

Kleiner Tipp: Lassen sich bestimmte Utensilien partout nicht bis zum Tag der Feier organisieren, so können diese auch bei Party-Diensten ausgeliehen werden. Nun geht es an die detaillierte Planung der Verpflegung. Anders als noch vor zwei Wochen stehen nun die genauen Menüs, Zutaten und Geschmacksrichtungen im Mittelpunkt der Planung: Drei Gänge in Form eines Menüs eignen sich dabei vor allem für eine kleinere Runde. Vorspeise, Hauptspeise und Dessert sollten dabei nach Möglichkeit nicht dieselben Zutaten und Aromen beinhalten. Gibt es beispielsweise Fisch als Vorspeise, so sollte der Hauptgang aus Fleisch oder vegetarischen Zutaten bestehen. Hierbei gilt: Je größer die Anzahl der Gäste, desto mehr lohnt sich ein Buffet. Werden bis zu 20 Personen zur Geburtstagsparty erwartet, benötigt der Gastgeber etwa drei verschiedene Hauptspeisen und Salate, zwei unterschiedliche Hauptgerichte inklusive zwei verschiedener Beilagen und zwei unterschiedlicher Nachspeisen für den (süßen) Abschluss. Bei der Auswahl der Speisen ist außerdem auf die Gäste Rücksicht zu nehmen, die sich vegetarisch oder auch vegan ernähren.

Zwei Wochen vor der Geburtstagsfeier sollte man:

  • Die Zu- und Absagen der Partygäste einholen
  • Das benötigte Equipment nachzählen und organisieren
  • Das Buffet/ Menü genau planen
Großes Catering

Wichtig für eine gelungene Party: Ein vielfältiges Catering (Bild: Razyph / Dollar Photo Club)

Eine Woche vor der Geburtstagsfeier: Planen wir eine detaillierte Einkaufliste

Es wird ernst – bald startet die eigene Geburtstagsfeier. Planen sollte man daher spätestens jetzt eine detaillierte (Last Minute-)Einkaufsliste. Ob Girlanden, Kerzen oder Lichterketten – all das lässt sich nun in Ruhe einkaufen. Kleiner Tipp: Bei größeren Mengen stehen die Chancen auf einen Preisnachlass ziemlich gut. Am besten erfragt man einen Rabatt direkt im jeweiligen Geschäft. Falls das Essen nicht von einem Catering-Service gestellt wird, ist nun außerdem der ideale Zeitpunkt gekommen, um Zutaten und Gerichte einzufrieren. Suppen, bestimmte Gemüsebeilagen und Torten lassen sich schließlich bereits jetzt zubereiten und anschließend ohne Probleme im Tiefkühlfach verstauen. Gleiches gilt natürlich auch für Eiswürfel. Insbesondere diese sollten für Cocktails in ausreichender Menge vorhanden sein. Neben den kulinarischen Einzelheiten gehört auch die Benachrichtigung der Nachbarn zu diesem Zeitabschnitt der Geburtstagsplanung. Diese können sich dann auf einen lauteren Abend einstellen und werden nicht vom plötzlichen Geräuschpegel überrascht.

Eine Woche vor der Geburtstagsfeier sollte man:

  • Die detaillierte Einkaufsliste planen
  • Passende Deko-Elemente einkaufen
  • Suppen, Gemüsebeilagen und Torten zubereiten und einfrieren
  • Die Nachbarn über die anstehende Party informieren

Einen Tag vor der Geburtstagsparty: Planen wir Deko und Outfit

Nun ist der perfekte Zeitpunkt, um die Möbel in der eigenen Wohnung zur Seite zu rücken und mit dem Dekorieren zu beginnen. Dies gilt natürlich auch, wenn die Geburtstagsfeier an einem anderen Ort stattfindet. Manchmal bemerkt man als aufgeregtes Geburtstagskind erst am Vortag der Party, dass ausgerechnet zwei Stühle fehlen oder das weiße Tischtuch eigentlich viel zu kurz für den vorhandenen Tisch ist. Keine Sorge: 24 Stunden vor der Geburtstagsfeier lässt sich das ohne großen Stress beheben. Kleiner Tipp: Praktisch denken lohnt sich! Einkaufszentren und Discounter bieten zwar eine große Anzahl an Last-Minute-Geburtstags-Artikeln – oftmals helfen jedoch auch der nette Nachbar oder die gut ausgestatteten Eltern. Zu den Dingen die oftmals in letzter Minute besorgt werden müssen, gehören beispielsweise:

  • Flüssigseife
  • Handtücher
  • Mülleimer
  • Flaschenöffner/Korkenzieher
  • Feuerzeug

Jeder, der eine Geburtstagsfeier planen möchte, sollte sich nun auch Gedanken über sein Outfit machen: Eine kleine Modenschau mit der besten Freundin oder dem besten Kumpel hilft bei der Auswahl und weckt zudem die Vorfreude auf den großen Party-Tag!

Einen Tag vor der Geburtstagsfeier sollte man:

  • Die Möbel in der Wohnung zur Seite rücken
  • Die letzten (wichtigen) Besorgungen tätigen
  • Das Party-Outfit zusammenstellen

Die eigene Geburtstagsfeier planen die meisten Geburtstagskinder voller Hektik und Stress. Dabei helfen bereits einige Tricks und Kniffe bei der entspannten Geburtstagsplanung. Passend dazu kommt hier unser letzter und möglicherweise bester Tipp, um eine tolle Geburtstagsfeier zu planen: Genießen Sie diesen Tag, ohne sich allzu viele Gedanken über Kleinigkeiten zu machen. Denn am Ende ist eine erfolgreiche Planung nur der Rahmen – die eigentliche Feier machen die Gäste aus!